本文取自于《上班族必懂的office天择定律》

除了公司薪水发不出来之外，另一件令很多上班族相当害怕的事，就是“会议报告”。

事实上，只要掌握三个原则，报告也可以轻松过关。这三个原则分别是“迅速”、“简洁”、“正确”。

看到这里先别急着摔书——可能会有人觉得我在说废话，不过，你平心静气地想一想，你是否真的做到这三大原则了？相信我，这就跟禅修的打坐一样不容易，不是你腿一盘就老僧入定了。

所谓的“迅速”，就是不错过时机。无论是多么有价值的情报，只要错过时机，就变得一文不值。譬如说，某间合作的供应商倒闭了，你在例行会议上要向主管报告这件事，你想想看，这时候你要提的重点是什么？是报告“倒闭”这件事吗？肯定不是，倒闭这件事在第一时间就该报告主管了。那么，在几天之后的例行会议中，你要提出的是什么？应该是“为因应厂商倒闭的各种后续措施”，比如紧急联系替代的厂商出货、清点对方已收款项以及未收货品项目，这些才是这个时机点你应该要提出的。

第二项“简洁”，就是能抓住要点。我曾经在一期《经理人月刊》中看到英特尔（Intel）针对提升开会报告效率所做的措施，在会议室中，即使是总经理正在热烈发言，也可能天外飞来一句：“总经理，你的发言时间剩下一分钟，请把握时间。”

这就是英特尔开会效率的表现，因此他们内部都戏称“time keeper”（计时人）才是会议中最有权力的人。

从这个例子就可以知道，许多人报告时大概是call-in节目看多了，以为自己是超级名嘴，发言内容东拉西扯，开头还要先来个笑话缓和一下大家的情绪，结果却是“落落长”，让主管不知道你的重点在哪里。冗长的报告不但是浪费时间，简直就是浪费生命。

要使报告简洁，就要注意以下三点：

1. 报告前，要把报告的内容在脑子里整理一遍。

2. 照着备忘录，把要点有顺序地逐一列出。

3. 先说结果，再说理由、经过、对策。

为了确保内容正确无误，做书面报告是最好的办法；特别是日期、时间及金额等出现特别多数字的情况，一定要写一份书面报告。

偶尔你一定也会有“这样的事不用做报告吧！”的想法，例如在完成上司指派的工作过程中，客户的负责人请你吃了一顿午餐，你也许认为没有必要向上司报告这类小事；可是，如果你能及时向上司报告这件事的话，上司就能找机会适时向客户的负责人致谢，无形中使双方的关系更融洽、顺畅。

有些事情不是上司指示、交代的工作，比如上司不在的时候，客户打电话来说某件事有变动；之后又打电话来说，还是按最初那样决定好了……诸如这样的事情，你不能随便判断这样的事应该不用告知上司，而是应该把事情的来龙去脉都向上司报告，或许这些动作能协助主管判断对方公司营运的状况，以及其中各个派系及人事的关系。

总之，工作的基本原则是：只要是有关工作的事，不管什么事，都要向上司报告。

如果你不想因为隐匿某件事而背上责任，那么，正确地提供所有的情报与资讯给主管，绝对是保命的秘诀。

想知道更多有趣的资讯，请关注我们的面子书 (https://www.facebook.com/3rdplanetnews) 或是Telegram。如果你有什么提议的话，欢迎通过各种平台与三三联系。祝大家天天好心情，生活愉快，不要为了还没发生的事而烦恼。